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【設定方法】Todoist x Googleカレンダー x Toggl連携で最強のタスク管理環境に

Todoist Toggl Googleカレンダー タスク管理 連携

この記事では無料で構築できる最強のタスク管理環境とその設定方法をご紹介します。

使用しているアプリはこちら

  • Todoist(タスク作成、グループ分け、スケジューリング)
  • TodoistChute(タスクの作業時間見積り。Todoistの拡張機能)
  • Googleカレンダー(スケジュールの可視化)
  • Toggl Track(タスクの作業時間記録、作業実績振り返り)

無料で使えるタスク管理ツールはいくつもありますが、無料プランでは使える機能が限られていたり、痒い所に手が届かないという経験をした方も多いのではないでしょうか。

そんな時に考えたいのは複数のアプリを連携すること。
個人のタスク管理においては、今回紹介するアプリを連携させて使うことで、イイ感じのタスク管理環境ができます。

この記事では、その設定方法を順を追って紹介していきます。

一通りのタスク管理ツールを試してきた結果、個人タスクの管理はこの環境に落ち着いています。

前提として、PCをメインで使い、ブラウザはGoogleChromeを使用しています。
また、タスク管理はチームマネジメントを目的とする場合もありますが、ここでは個人のタスク管理環境について紹介しています。
あらかじめご了承ください。

タスク管理のやり方、実際の流れを知りたい方はこちらの記事をご一読ください。

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Todoistをはじめる

まずメインとなるアプリ「Todoist」のアカウント登録作業から。

Todoist で すべてのタスクを整理

Todoist 始める

 

登録はメールアドレスか、Google / Facebook / Appleのアカウントが使用できます。
今回紹介する環境においてはブラウザにGoogleChromeを使用、Googleカレンダーも連携させますので、Googleアカウントの使用をおすすめします。
使用するGoogleアカウントを選択したら、登録は一瞬です。

Todoist アカウント登録

 

これで使用できるようになりました。
メインで使用しますので、左側の「プロジェクト」「ようこそ」から基本的な使い方を学んでみましょう。

Todoist 開始準備

 

 

拡張機能TodoistChuteをインストール

続いて、Todoistの拡張機能「TodoistChute」をインストールしていきます。
TodoistChuteを入れることでタスクの作業時間を見積ることができるようになります。

TodoistChuteのインストールはこちらから

 

右上の「Chromeに追加」からインストールします。

TodoistChute インストール

 

Chromeに追加して、Todoistの画面を更新すると、画面上部に集計表が表示されるようになります。

TodoistChute

 

使用方法はタスクのラベルに //〇〇 と作業時間(分)を入力するだけ。
一度ラベルを作成すると、次からはドロップダウンで選択できます。

TodoistChute ラベル

 

こうすることで表に時間が集計されていきます。

TodoistChute 作業時間見積

 

Googleカレンダーと連携する

次はTodoistとGoogleカレンダーを連携して、Todoistで作成したタスクをGoogleカレンダー上に表示できるようにします。

まず、Todoist右上のアカウントアイコンから「連携機能」をクリックします。

Todoist Googleカレンダー

 

「カレンダーを接続」をクリック

Todoist Googleカレンダー

 

連携するGoogleアカウントを選択して右下の「許可」、次の画面で「Agree」を選択します。

Todoist Googleカレンダー

 

再度、Todoist設定の「連携機能」から「カレンダーを追加」をクリックします。

Todoist Googleカレンダー

 

Googleカレンダーと連携するダイアログが出てくるので「連携する」をクリックします。

Todoist Googleカレンダー

 

Todoistのタスクに開始日時を設定してみましょう。
タスクの「スケジュール」から日付と時間を追加します。

Todoist Googleカレンダー

 

Googleカレンダーに表示されるようになりました。
表示色の設定はカスタマイズ可能です。

Todoist Googleカレンダー

 

デフォルトでは1つのタスク=1時間の長さでGoogleカレンダーに登録されるので、必要であればGoogleカレンダー上で長さを調整します。
ドラッグ&ドロップで移動、延長が可能です。

 

Toggl Trackをはじめる

次にToggl Trackで作業時間を記録できるようにしましょう。
現時点では日本語対応していませんが、説明通りに進めていけば大丈夫です。

Toggl Trackの開始はこちらから

右上の「Try for free」か、中ほどにある「Get started for free」をクリック。

Toggl Todoist

 

Googleアカウントを使用して開始します。
「I agree to the terms of service and privacy policy.」にチェックを入れて、「Sign up via Google」をクリック。

Toggl Todoist

 

これでアカウント登録完了です。(簡単)

Toggl Todoist

 

Toggl Trackと連携する

最後にToggl TrackとTodoist、Googleカレンダーを連携します。(もう少しです!)

GoogleChromeにTogglの拡張機能を追加します。
Togglの拡張機能インストールはこちら

右上の「Chromeに追加」をクリック。

Toggl Todoist Googleカレンダー

 

GoogleChrome画面右上の三点リーダから、「その他のツール」→「拡張機能」と選択。

Toggl Todoist Googleカレンダー

 

Toggl Trackの「詳細」をクリック。

Toggl Todoist Googleカレンダー

「拡張機能のオプション」をクリック。

Toggl Todoist Googleカレンダー

 

「Integrations」のアプリ一覧から「Google Calendar」「Todoist」をそれぞれ選択。

Toggl Todoist Googleカレンダー

 

もし、画面左上に「Timezone mismatch」が出ている場合は、タイムゾーンを調整しましょう。

Toggl Todoist Googleカレンダー

 

左下のアカウントをクリックして、「Profile settings」をクリック。

Toggl Todoist Googleカレンダー

 

Time and dateの「TIME ZONE」の項目でAsia/Tokyoを選択する。

Toggl Todoist Googleカレンダー

 

Googleカレンダーと繋いでいきます。
External calendarsから「GOOGLE CALENDAR」を選択。

Toggl Todoist Googleカレンダー

 

連携するGoogleアカウントを選択し、「Googleカレンダーを使用して~」にチェックを入れて「Continue」をクリック。

Toggl Todoist Googleカレンダー

 

Todoistのタスクが表示されるように有効にしましょう。

Toggl Todoist Googleカレンダー

 

以上でアプリの連携は完了です。
実際に連携されているか確認してみましょう!

Todoistのタスクを開くと右側にTogglボタンが出現しています。

Toggl Todoist Googleカレンダー

 

Togglボタンをクリックして紫に変わると計測開始です。

Toggl Todoist Googleカレンダー

 

作業完了して「Stop timer」をクリックするとToggl Trackに計測した時間が表示されます。
右上のList viewをCalendarに切り替えるとカレンダー表示ができます。

Toggl Todoist Googleカレンダー

 

タスクに日時を設定していれば、列の右側に予定が表示され、左側が作業実績になります。

Toggl Todoist Googleカレンダー

 

まとめ

4つのアプリを連携することで、タスク管理における以下の流れをつくることができます。

  1. タスクの作成・管理
  2. これからやるべきタスクをカレンダー上で見える化する
  3. タスクの実行と記録
  4. 完了したタスクを振り返る

つまり、未来と過去のタスクを両方カレンダー上で見える化できるわけです。

多忙な私たちに必要なのは時間の確保。
それには「やらないことの選択」と、「やることの効率化」が欠かせません。

まずは日々、何に時間を使っているかを可視化すること。
そして何をどの時間にやるか計画すること。
つまりタスク管理が欠かせません。

タスクと時間を管理をすることで、あなたの時間をつくっていきましょう。

最後までご覧いただきまして、ありがとうございました。
小さな「知識のわたげ」があなたに届いたら嬉しいです。

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