無料で出来る。タスク管理の効率的なやり方！プロマネがこっそり教える実践的タスク管理方法

タスク管理は忙しい現代人に必須のスキル。
この記事では現役プロジェクトマネージャーが実行している、実践的なタスク管理方法についてご紹介します。

あなたは今日やるべきことが明確になっていますか？
集中して作業に取り組めていますか？
やるべきことを頭の中で管理していませんか？

もし、一つでも「うーん、怪しいかも？」と思ったら、それはタスクを管理できていないかもしれません。

タスク管理をやってみて、事前の整理や計画に時間がかかる、計画しても思い通りに進まない、という人も少なくありません。
そんな人がやってしまいがちなのが、大きいタスクだけしか設定していないこと。

大きなタスクだけを決めた状態で仕事を始めて、やりながら考えてしまっていて、タスクが分解できてないのです。
このやり方ではムダな作業や手戻りを引き起こして、品質も生産性も低くなりがち。

この記事で紹介している方法を使えば、適切なやり方でタスク管理ができるようになります。
最後のほうでは、私が実践している具体的な方法もご紹介しちゃいます。

まず初めにやってほしいのは、この記事を読むための“15分タスク”をあなたの予定に入れることです。

タスク管理は、チームマネジメントを目的とする場合もありますが、ここでは個人のタスク管理方法について説明していきます。

チームでのタスク管理なら（自由テキスト）” target=”_blank”>こちら

タスク管理の目的

まず明確にしておきたいのは、「タスク管理の目的」です。

なぜタスク管理をおこなった方が良いのか？

それは、「自分がいまこの瞬間に集中しなければいけない“ひとつのタスク”をはっきりさせる」こと。

タスク管理ができていないと、さまざまなタスクを抱えながら「あれをしなければ」「これをしなければ」と頭の中で記憶しながら、複雑に調整しなくてはいけません。

これは脳に非常に大きな負荷をかけている状態で、記憶力や認知機能にダメージを負うほどストレスを生んでしまうこともあるそうです。
適切なタスク管理によって、まずこの状態を脱することができます。

タスク管理の手順

タスク管理の手順は大きく５つあります。

1. 全部書き出す
2. 作業レベルに分解する
3. 作業時間を見積る
4. 優先順位をつけて仕分け
5. 予定表に組み込む

全部書き出す

タスク管理を始めるには、まず現在抱えているタスクの書き出しからです。
自分が抱えている事柄をしっかりと把握することが、タスク管理のスタートライン。
仕事とプライベート問わず、全て書き出して管理するようにしましょう。
この段階ではタスクの粒度はバラバラでOKです。

このように、仕事の流れとは逆に、ゴールから逆算しながらリストアップしていきます。
「アウトプットを得るためには、何と何が必要?」
「そのためには、前にどんな作業が必要?」
という感じで、必要性からタスクを洗い出していきます。

この手順のポイントは、自分の知識・経験ではなく「必要性」で考えていくため、知らないことや経験のないことは、調べなくてはいけません。
そうすることで、進めていく中で「想定外のタスク出てきた！」というのが少なくなります。

作業レベルに分解する

タスク管理の次のステップは、リストアップしたタスクの細分化です。
まだ作業レベルになっていないタスクを分解していきます。

例えば、「ブログ記事投稿」という大きなタスクを細分化していくと。

• 記事テーマを考える
• キーワードを選定
• 競合サイトを分析
• タイトルと見出しを決定
• 盛り込む内容をリストアップ
• 本文を執筆
• 検索意図を網羅できているかチェック
• 画像の挿入
• 推敲
• 文章の装飾
• 校正
• 記事を公開

このように、やるべき作業内容が明確になるように分解していきます。
具体的な作業へ分解することで、タスクに着手するときに迷わない。
そして、タスク完了に必要な作業時間が分かりやすくなるので、1日・1週間単位でこなすべき作業量が把握しやすくなります。

作業時間を見積る

作業内容を把握したら、それぞれのタスクにかかる作業時間を見積ります。

時間は以下のようなグループで分けて見積ると良いです。

それ以上に時間のかかるタスクは分解が不十分な可能性があります。
また、作業時間を見積る際には、ゆとり（バッファ）を設けておくのが大事。

ゆとりがないと、計画が狂ってきたときに調整作業が面倒くさくなってきます。
これはタスク管理が続かない原因になります。

計画は少しゆとりを見ておき、実行はなるべく早く行う。

そうして生まれた余白時間は、仕事のクオリティを上げるために使っても良し、リフレッシュに使っても良し、あなたのために使いましょう。

優先順位をつけて仕分け

あなたが取り組むべきことの全体像が見えたら、タスクに優先順位をつけて仕分けをします。
今やるべきこと、後回しでも良いこと、ほかの人に任せても良いことに分けることで、効率的に行動することができます。

タスクの分け方として良く使われている方法は、緊急度と重要度の高低により４つのエリアに分ける、「緊急・重要マトリクス」です。
期日が間近な作業、相手がいる作業は優先度が高くなりますが、あなた自身が本当に取り組みたいタスクもないがしろにしてはいけません。

自分の予定表に組み込む

自分がやるべきタスクが明確になったら、それを自分の予定表、つまり１日のスケジュールに組み込みましょう。

そして、一日の終わりにはタスクを整理して、明日～明後日のスケジュールを組んでいきましょう。
ただし、ガチガチにはしないこと。スケジュールには余白も大切。

タスク管理ツールの選定基準

タスク管理は仕事とプライベート分けずに一括で管理していくのがオススメ。

しかし、会社ですでに使用しているものがある、逆に使用できないものがあったりしますよね。
デスクワークが主なのか、立ち仕事あるいは移動が多いのか、あなたの作業環境によって、最適な方法は異なってくると思います。

デジタルでもアナログでも構いませんが、少なくとも以下のポイントを大切にしてください。

会社、家庭、外出先でもアクセスができて、そこを見ればタスクを網羅できる。
このような環境構築ができるようなツール選定を心掛けてください。

チームでタスク管理をする場合のツール選定は、メンバーが「使いやすい」と感じることが最も重要です。
国産なので完全日本語対応。使いやすいと評判のタスク管理ツールなら「Backlog」

【参考】私のタスク管理方法

ここからは私が実践している個人のタスク管理方法をご紹介しましょう。

職場ではマイクロソフト Office 365を使用している関係で、プロジェクト管理と大まかなタスク管理にはMS Project、スケジュール管理はOutlookを使っています。
しかし、プライベートのPCやスマホからはアクセスできないという問題があるので、分解した個人タスクを、以下の仕組みで管理しています。

アプリの連携方法についてはこちらの記事をご参照ください。

Todoistでタスクの作成

PCでの作業を順を追って説明していきます。

Toggle Trackで作業時間を記録する

作業を開始します。

TodoistとToggl Trackを連携しておけば、タスクの横にタイマーボタンが出てくるので、作業開始時にクリック。
ボタンが紫になれば記録開始です。

そして作業終了時にクリックすると、ボタンがグレーに戻ります。
タスクが完了したら、タスク名左側の〇をチェックして完了。

作業時間の記録はToggl TrackのTimerをCalendar表示にすると確認が可能です。

「タスク管理方法」まとめ

私は毎日のタスク管理によって、月の残業時間を15時間減らすことができました。
そのお陰で、家族と過ごす時間や副業をする時間が生まれました。

仕事や暮らしにゆとりを生み出すためのタスク管理、あなたも始めてみませんか。