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マルチタスク苦手でも問題なし!仕事の生産性を高めるにはシングルタスクに一点集中!

マルチタスク 苦手 シングルタスク 一点集中

この記事では仕事を効率的に進め、生産性を上げる仕事術を紹介していきます。

「あれもやらなくちゃ」
「これもやりたいなー」
「あー、でもあれもあったな…」

あまりに多くのタスクを抱えていて、全然手が回らない……。

「よーしっ、時間効率を上げていくぞ!」

…と同時並行で作業を進めてみるけど、かえって混乱するばかり……。

 

仕事や日常生活の中で、こんな状態になっていませんか?

この記事はこんな人におすすめ

あれこれと目移りしてしまう人
集中できてないと感じる人
いつも焦りの気持ちがある人
なかなか作業が進まない人
取り組むべき課題がはっきりしない人
マルチタスクに限界を感じる人

 

この記事は8分ぐらいで読めます。
10分だけ時間を確保して、この記事だけに集中してみましょう

 

なぜならその10分が、あなたが「いまここ」を生きるためのスタートになるからです。

 

結論:一つ一つやれば良いんです。

マルチタスク シングルタスク

同時並行で作業を進める、いわゆる”マルチタスク”と言われている作業方法があります。
これは、一見すると仕事が速く進みそうに感じますが……それはただの錯覚に過ぎません。

マルチタスクは、さまざまなタスクに対応して常に気が散っている状態
実際には役に立っていないどころか、返って効率を落としている場合がほとんどです。

 

そこで生産性を上げる方法として注目されているのが、「シングルタスクに一点集中」するということ。

つまり、一つのタスクに集中して、一つ一つこなしていく、ということです。

 

「なぜマルチタスクだと仕事がはかどらないのか?」
「シングルタスクを実際にどのようにおこなっていくのか?」
…について解説していきます。

あなたがもし、モンキーマインドを体現したいのであれば、ここから先は読まなくて良いと思います。

モンキーマインドというのは集中できない精神状態のことです。
思考が猿のように次から次に動き回って集中せず、色んなことに頭が混乱している状態ですね。

 

しかし、時間を有効に使って、ゆとりを持ちつつ、最大限の成果を出したいという人は読み進めてみましょう。

 

あなたがいま、「マルチタスク」と「シングルタスク」どちらに近いか?を診断できるページも用意しました。
まだ診断してない、という方は一度お試しあれ。

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マルチタスクは存在していない

そもそも人間の脳は、一度に複数のことに注意を向けることができないことが分かっています。

「人間はじつのところマルチタスクなどしていない。タスク・スイッチング(タスクの切り替え)をしているだけだ。タスクからタスクへと素早く切り替えているだけである。」

スタンフォード大学 神経科学者エヤル・オフィル博士

「何かをしているときに、別のことに集中することはできない。なぜなら二つのタスクの間で”干渉”が生じるからだ。人にはマルチタスクをこなすことなどできない。”できる”という人がいるとしたら、それは単なる勘違いだ。脳は勘違いするのが得意である。」

マサチューセッツ工科大学 アール・ミラー博士

PCでの同時処理みたいな、本当のマルチタスクってのは存在しなくて、タスク・スイッチングしているだけ

そしてタスク・スイッチングには、「えーっと、どこまでやってたっけ」という切り替えロスが少なからず発生します。

タスク・スイッチングによる効率の低下は、実際にあなたも経験済みではありませんか?

資料作ってる途中にメール対応したり、ブログ書きながらTwitterとか……
意識しないとついついやっちゃいます。。。

 

脳への悪影響

マルチタスク 脳への影響

さらに、このタスク・スイッチングを繰り返すことは脳への悪影響があることも研究結果から判っています。

記憶力の低下
IQの低下
認知症のおそれ

タスク・スイッチング、いわゆるマルチタスクを試みようとすると、情報処理能力を低下させる「コルチゾール」というホルモンが分泌され、ストレスが生じます。

過剰なストレスにさらされ続けると、脳のニューロン(神経細胞)が萎縮し、問題を解決したり、感情や衝動をコントロールする能力が低下するそうです。

このような作業の仕方をしていると、記憶力や認知機能にダメージを負うほどストレスが溜まってしまうというわけですね。

これはテクニカルサポートやってた時に何度も経験があって、疲労感がハンパないんですよね。

 

同時にできるタスクはある(例外)

例えば、音楽を聴きながら、あるいは会話をしながら、家事や運転をしたりするけど、それってマルチタスクじゃない?と思うかもしれません。

そう、以下のようなタスクは同時に進めることもできます。

脳の同じ部分を使わないもの
簡単で機械的な作業
集中力を要さないもの

 

また、運動+認知課題を同時におこなう「デュアルタスク」であれば、認知症予防に効果があると言われています。
例えば「音楽を聴きながら家事をする」「歩きながら読書をする」といった、考えずともできる動作+考える動作ですね。

 

そして、これは「慣れ」によっても左右されます。

普段から料理している人と、そうでない人。
普段歩いている道と、初めて通る道。

「ながら」でできる範囲が違いますよね。

 

しかし、集中力を要する複数の作業を同時に行おうとすれば、高い代償を払うことになります。

 

スーパータスカー(もう一つの例外)

スーパータスカー マルチタスク

わずか2%存在するといわれる「スーパータスカー」という、マルチタスクによって脳に悪影響が生まれないレアな人々も存在するようです。

とある実験では、100人中1~2人「運転テスト」と「記憶力テスト」を同時に行っても成績が下がらない人が存在しました。

彼らの脳の仕組みについては現在研究中ということで詳しいことはわかっていません。
ただ、多くの人とは異なった構造をしていると見るべきなので、そこを目指すのは避けた方が良いでしょう。

 

シングルタスクに集中して生産性を上げる

シングルタスク やり方

では、どうやって集中を保ち、生産性を上げていくのか。

一度に一つのタスクを集中して実行していくシングルタスクには、次のことが大切です。

頭の中の余計な雑念に邪魔させない
外からの刺激をシャットアウトする

 

そのためには、「思考」「環境」「行動」をコントロールする必要があります。

「思考」については、ここまで読んできたあなたは、おおよそ理解できたと思います。

マルチタスクは神経学的に不可能
タスク・スイッチングするほどに効率が落ちる
タスクはなくべく切り替えない

 

それでは、具体的な「環境」と「行動」のコントロールについて見ていきましょう。

 

スマートフォンを分離する

スマートフォン デジタルデトックス

いまや私たちの生活になくてはならないスマホ。

電話、メール、チャット、カメラ、時計、地図、などなど沢山の機能が、たった一つのデバイスに集約されていてメチャクチャ便利。

そんなスマホは、現代人が付き合い方を見直すべきものNo. 1です。

時間を確認しようとしただけなのに、LINEの通知が目に入ってしまったり。その次はTwitterとかね。。。
なんだかんだ、これが一番重要だと思いますね。

私も実施している方法としては、

通知をオフ。(ロック画面に表示させない)
作業中は目の届かない場所におく。
おやすみモード機能を使う。

 

余計なものはいったんパーキングロットに置く

パーキングロット

1つのタスクをこなしているときに、余計な考えが頭に浮かんだり(素晴らしいアイデアの場合もあります)、別の要件に関するメールが来たりしてしまうこと、ありますよね。

そんなとき、それらをいったんパーキングロット=駐車場に置いて、目の前のタスクに集中できるようにするのです。

やり方は非常にシンプル。

自分専用のパーキングロットを用意する。(ノート、メモ帳、アプリなど)
タスクと関係ない事柄が発生したら、逐一そこに書きとどめていく。

 

たとえば、PCで資料作成中に別件のメールに気付いてしまったら、フラグを立てたり、専用フォルダに移動させて、ふたたび資料作成に戻ります。

取り敢えずレスしたい!という人は、
”メールありがとうございます!いま取り込み中なので、〇時間後に返信させていただきます!”
と定型文をコピペして一次回答しておけば、意外と問題ないものです。
チャットも同じですね。

メモはノート、スマホやPCのアプリなど、一元管理できるものを使いましょう

その辺にある紙や付箋にメモするのはやめた方が良いですね。だいたい無くしちゃうので。

 

人の相談には5分間集中する

あなたがもし、シングルタスクに集中しているときに、上司、部下あるいは家族に「どうしても」という相談を持ち掛けられたら?

くれぐれも、耳と口だけを使い、“作業しながら” 話をするのはやめましょう。(それも一つのマルチタスクですね)

 

それよりも、「いまここ」にいる目の前の人を優先して、5分だけよそ見をせず、その人だけに集中して話を聞く。

これが大事です。

そうすることで得られる「信頼」は、あなたがシングルタスクを続ける上で、大切な土台になります。

 

もし、別のタスクを依頼されたら、一言・二言メモしておく。(それだけで、頭の中がすっきりしますし、気も散らなくなります)

ただし、その人が単なる時間泥棒だったとしたら、向き合った上で「ノー」ということも必要です。

他人に「ノー」と言うことは、自分自身が求めているものに「イエス」と言うことです。

 

類似タスクをまとめて片付ける

タスク グループ分け

あなたが一日におこなうタスクの中で、似たようなタスクはありますか?

例えば、メールのやり取り、資料の作成、スケジュール調整など。
類似タスクをグループに分けて、ある時間帯にまとめて処理することで効率を上げられます。

 

「タスクが山積みになってしまったー!」
そういう場合には、「1×10×1」システムを使い、作業時間でグループ分けするのも有効です。

1つにつき1分ほどで片付けられるタスク
10分以内で片付けられるタスク
片付けるのにおそらく1時間以上かかるタスク

 

グループ分けしたら、1分ほどで片付けられるタスクにまず着手。

次に10分以内で片付けられるタスク。

1時間以上かかるタスクは、作業時間を今後2~3日のどこかに予定として組み込むと良いです。

グループ分けの作業は、朝イチでサクッとやってしまうのが良いですよ。
そして大事なのは、必ずすべてのタスクを予定に組み込むこと

 

1点集中には「空白タイム」が大切

タイムマネジメント

平日のスケジューリングの際には、毎日2回、アポや打ち合わせを入れない30分ほどの「空白タイム」を設けましょう。
その時間に作業の遅れをリカバリーしたり、突発的な出来事に対応したりすることができます。

次から次へと途切れなく会議などが入ってしまうと、あなたのタスクは一向に進みませんし、上司や部下があなたを捕まえることも一苦労でしょう。

「空白タイムには自分のためのアポが入っている」と考えることが大事です。

 

まとめ

シングルタスク 達成

いかがでしたか?
ここまで読んでくださったあなたは、見事にシングルタスクを実行しました!(メチャクチャ嬉しい)

 

シングルタスクのメリットは、「フロー」あるいは「ゾーン」に入りやすいことです。
「フロー」とは一つのことに集中している極限状態のことで、マルチタスクでは到達不可能な領域です。

 

特に、計画を立てたり文章を書いたり、深く考える「思考系」の仕事は、シングルタスクでおこなっていくべきです。
そのために、他のタスクの割り込みを排除して、集中する時間をまとめて取ることが大切ですね。

プロジェクトマネジメントで計画を立てるときやブログ作業をする際には、これがホントに大切なんです。

 

自分に合いそうだな、もっと深く知りたいな、と感じた人は
『SINGLE TASK 一点集中術―』を、ぜひ手に取ってみてください。


アメリカの著名な講演家・実業家・ビジネスコンサルタントのブライアン・トレーシー氏もこう言っています。

「この方法はあなたの生産性とパフォーマンスを劇的に変える。本書は時間管理と自己管理についてあなたが生涯に読むものの中で最も重要な1冊になるだろう」

 

特にこちらのシングルタスク診断で、スコアが高い=マルチタスカー度が高い人ほど大きな効果が期待できます。

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最後に

シングルタスクの実践にはタスク管理の習慣が必要です。
タスク管理の方法については、こちらの記事でご紹介しています。

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最後までご覧いただきまして、ありがとうございました。
小さな「知識のわたげ」があなたに届いたら嬉しいです。

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